專任管理員管理-交接事項這件小事
作者我進入康家工作約二個月時間，身為過去是稽核員講究工作流程的我，對如何交接班是否有一套正確且完整的流程，是非常講究的。但礙於才新進康家不久而已，如果立即提出改善措施，這很容易破壞現任體制與職場關係，因此決定先寫下來，日後在建議主任，以利後續改善。以下文章會先從同事交般的狀況說明，再提出建議，最後提出建議流程。
【蝴蝶老師的交班】
蝴蝶老師是一位非常溫柔的女老師，聲音甜美、待人和善、因為有些年紀，難免會對住民碎碎念，生氣起來個人感覺沒有任何威嚴，部分住民較不怕蝴蝶老師。有些小事情發生之後，好少會寫在交班本上。
蝴蝶老師的交班流程
- 會先說明當班時候，所發生的重大事件，如: 爭吵、跌倒意外、住民症狀等等。
- 住民的今日個別情況、狀態等。
- 工作人員對工作人員的宣導。
- 現況工作待辦事項。
- 服藥情況。
【PUPPY 老師的交班】
PUPPY 老師呢! 這個有些奇妙，他本人有些語言表達的障礙，對一個問題可能繞圈圈式地回應，何謂繞圈圈呢? 就是問 A問題，會先回答 A.1、A.2、A.3 的回應之後，我需要再問一次 A問題，才會回應 A答案。額外的就是很喜歡碎碎念，有時會成為住民的討論的話題，但帶有嘲諷的意味。
PUPPY 老師的交班
- 今天「主要」發生的事件。
- 一邊文書作業，一邊快速帶過住民今天的狀況、狀態。
- 工作完成進度說明。
- 交代那些藥吃了、那些還沒有吃。
問題分析
以上是這 2 個月和二位老師交班的情形。也許與讀者的認知有落差，但實際上也真的是如此。
剛開始，因為對「專管老師」工作職掌不熟悉，無法評估何謂正確的工作流程、事項，甚至甚麼是專管老師的工作範疇也難以確認。經過一段時間後，可以較正確去判斷專管老師的工作職掌。同時，對於老師間的交班情況，也些發現一些問題，問題點如下:
正確的交班流程為何?
這個問題要回歸到，有沒有此流程? 答案是沒有。
讀者請不要驚訝，因為這也是需多小公司的通病，沒有定義交班事項，會產生交班之間的代溝，當遇到問題時候，就會很難回答住民的問題。
老師們所定義的「事件」是什麼?😅
此處定義的「事件」，我所定義的，是指除了正常生活外，所發生的事情，如: 跌倒、衝突、小口角等。
讀者會問說，這有必要把每件事情都進行交班、寫進交班本裡嗎? 答案需要。原因在於撰寫「每周生活觀察記錄」。生活觀察記錄是指，專管老師必須每一周寫一次對分配住民的生活觀察內容，如: 江鴻、雅蘭的人際溝通觀察、胖哥的生活規律、融融的作息等。寫這些資料的部分來源，可以根據交班紀錄內容撰寫，因此，
"多寫不寫多錯，只怕沒東西寫"
哪些是需慎重交班；哪些只要口頭告知。
每一個交班時間，只要建議控制在 20分鐘以內，其主要原因就是不要耽誤到別人下班時間。曾經聽過其他老師因為交班未完善，直接延遲 40 分鐘才下班。
所以，交班內容需要建議分成「輕重要、中重要、重要」三個等級。
- 輕重要: 事情可以口頭交接就好。
- 中重要: 需要現場勘查確認。
- 重要: 現場勘查，以及需要後續追蹤回報情況。
以上是這 2 個月在康家工作，交班時候所看到的情況。接下來提出改善建議。
定義交班流程☝
顧名思義，就是定義那些事情需要被交班，整個交班情況需要如何進行。這些細節都需要被定義下來，建議可以分別從 2 大方向去來交接班:
依時間劃分:
- 「課程活動」的狀況和回饋。整體課程上，整體的回饋如何，專管老師感受的情況為何。
- 「午、晚餐、睡前規律服藥」情況。個別依照那些人服藥時候，所遇到的問題點。
- 「用餐時間」。用餐時間，是否遇到那些問題，和回饋。
依照工作別劃分:
- 規律服藥、服藥紀錄狀況。
- 今日工作、回診情況。
- 廚房確認。
- 今日進貨、入庫商品狀況。
分別交辦以上的環節後，才會進入「個別住民交班事項」。依照個別住民分別交辦。同時，有些重大事件，可以在此慎重交接(中重要、重要等級)。如需要後續回饋追蹤，可以在此提出。
事件定義&劃分
前文提到，老師們對於何謂重要事情的認知皆不相同，所以要定義好那些是「輕重要、中重要、重要」。
- 輕重要: 住民進出、狀況、規律生活作息狀況等。
- 中重要: 因事件，造成住民不舒服，或是受到心理傷害等行為；特定住民未規律睡眠、服藥等情；住民行為造成其他住民困擾行為；住民症狀發作。
- 重要: 發生事件衝突，有互罵、大小聲甚至肢體暴力等衝突；未依照生活公約規定之生活者等。
以上是經過一段時間後，所感受到的康家交班情況。
當然，如果有更好的方法，可以以下留言提出建議。而現在遇到的狀況也不僅如此，晚班時間的清潔工作執行狀況，也是一件很頭疼的事情。沒有一個完整的流程或控管表來追蹤執行。不過這是後面的事情了。
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